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El pasado fin de semana miles de personas siguieron en directo el proyecto Phantasm24, el intento de Kilian Jornet de completar 24 horas corriendo en pista. 

Por delante 24h de proyecto y una ilusión. Previo al proyecto, más de un año de trabajo y algunas dificultades hasta poderlo llevar a cabo.

En esta entrada queremos compartir cómo se gestó y coordinó el proyecto Phantasm24 desde el punto de vista logístico y de dirección, así como todos los obstáculos que nos hemos encontrado a lo largo de este año hasta poderlo hacer realidad. La logística de proyectos de esta envergadura empieza mucho antes del día D, y también se alarga de forma posterior hasta poder darlos formalmente por cerrados.

En concreto se empieza a dar forma a Kilian24 (el primer nombre del proyecto) sobre los meses de Octubre - Noviembre de 2019 con el proceso con el que iniciamos cualquier potencial proyecto: la selección de ideas.

OCTUBRE / NOVIEMBRE 2019 - SELECCIÓN DE IDEAS 

En la cabeza de los atletas siempre hay retos y proyectos por cumplir. En la cabeza de Kilian Jornet, todavía más :)

Así, el primer paso antes de trabajar un proyecto, es el del vaciado de cabeza, es decir, listar todas las ilusiones a medio plazo y estudiar su viabilidad.

Nuestra misión como equipo es la de poder ordenar y dar forma a cuantos más proyectos posibles de forma sostenible, en cuanto a partners, logística, presupuesto y comunicación. 

Kilian24 ya está en la lista de proyectos que todos vemos con un atractivo especial y también con sorpresa, ya que el hecho de plantear un proyecto sobre una pista es algo nuevo para todos.

Internamente estamos de acuerdo en que es uno de los proyectos en los que queremos avanzar, y lo calendarizamos para el último trimestre del año 2020 ya que antes la temporada está comprometida con carreras (pocas) y otros proyectos.

PARTNERS

Con el proyecto definido, la siguiente fase es trabajarlo con los partners. Nuestra relación con ellos es muy fluida y directa. Nos conocemos desde hace muchos años y hemos compartido muchos proyectos, de modo que si Kilian quiere hacer un proyecto y está convencido de ello, nos apoyan siempre.

A veces, el proyecto puede encajar mejor en su estrategia anual, en sus contenidos o en su presupuesto, pero en este caso todos vimos el atractivo de hacer una cosa diferente de modo que empezamos a trabajar especialmente con Salomon y Suunto.

Extracto de mail Lymbus - Kilian - Salomon (Diciembre 2020)

 

Con los partners onboard empezamos a trabajar de forma conjunta y en detalle el proyecto. 

En esta fase se empiezan a barajar algunas opciones de localizaciones, a pensar si se quiere hacer de forma “oficial” ya que de ser así tienen que seguirse las regulaciones de la IUA (International Ultrarunning association)

Es a partir de ese momento, con la garantía de que el proyecto tira adelante, cuando Kilian se desvincula del día a día de las operaciones, ya que su foco tiene que estar en entrenar y competir.

FEB 2020 - PROSPECCIÓN

En Febrero de 2020 aprovechando un shooting comercial con Kilian en Noruega, aprovechamos para hacer una primera prospección en el estadio que está más cerca de su casa (5min) en la pequeña localidad de Mandalen (500 habitantes)

Una primera visita in-situ para imaginar el setup que queremos montar, y tiempo para preguntas y respuestas para poder avanzar luego en toda la logística, y ver qué cosas nos pueden hacer falta.

Extracto de documento de prospección (Feb 2020)

MARZO - SEPTIEMBRE 2020 - COVID + LESIÓN

Con la irrupción del covid-19 y su incertidumbre, el proyecto queda en ‘stand by’ hasta que todos pudiésemos tener una imagen clara de lo que puede pasar con la temporada.

Los proyectos previstos para la primavera se cancelan, así como las principales carreras que estaban en el calendario de Kilian.

Kilian decide cambiar el foco de la temporada, y en vez de preparar expediciones o carreras de montaña, se centra en entrenar en llano. Primero en la cinta, en casa, y después en los alrededores de casa y en el estadio de Mandalen. Sin embargo, surge una primera lesión en verano que le mantiene parado hasta finales de julio.

Ante la lesión, la prioridad es recuperarse lo más rápido posible y valorar si sigue siendo realista plantear las 24 horas.

SEPTIEMBRE 2020 - GO

Tras la incertidumbre del Covid y viendo que Kilian se recupera bien, decidimos pulsar el botón final para activar el proyecto.

Nos marcamos como fecha el primer fin de semana de noviembre. Es el momento de pasar de la teoría a la práctica.




Por delante tenemos un mes, una situación de pandemia global que nos limita a nivel de desplazamientos y un gran reto logístico.

Se crea un grupo de trabajo reducido que lidera el proyecto: una persona de Lymbus y una persona de Salomon son los encargados de tomar todas las decisiones y hacer avanzar  el proyecto. En la parte logística, incorporamos en el grupo de trabajo a la responsable de deportes de la zona de Mändalen, Kristin Lien, que nos brindará una ayuda indispensable sobre el terreno.

Conjuntamente con Kilian, decidimos finalmente que el proyecto se va a ejecutar en la Pista de Mandalen, donde entrena, y que está situada al lado de su casa. 

Es un factor importante por dos cosas:

  • el contexto global de pandemia, que recomienda moverse lo mínimo 

  • la manera con que Kilian ha decidido afrontar los retos deportivos, intentando reducir al máximo los desplazamientos para no contribuir a generar emisiones de carbono

Queremos hacer oficial la tentativa, con lo que tendremos que cumplir con las normas oficiales y contar como mínimo con 3 participantes en la carrera. De modo que a toda la logística le sumamos que tenemos que organizar formalmente una carrera, gestiones que coordinamos junto a nuestro contacto local.
 

 

OCTUBRE - READY TO GO

En tres semanas consolidamos el plan, tenemos a los equipos preparados, así como corredores para la carrera después del gran trabajo del club atletismo de Mandalen.

Es entonces cuando decidimos que el nombre oficial del proyecto será Phantasm24, jugando con el nombre de la zapatilla de asfalto que Salomon ha desarrollado.

Nos hemos marcado como día D el primer fin de semana de Noviembre (sábado 6) teniendo claro que en Noruega esas fechas no son las ideales a nivel meteorológico, y que el cambio de tiempo nos puede jugar en contra. Además, hay muy pocas horas de luz, cosa que tampoco ideal por la gran carga mental que supone correr en la oscuridad para la mayoría de corredores.

Todos aceptamos que este será el contexto en el que nos tocará trabajar, y lo aceptamos. En este momento no sabemos que nos quedan bastantes sorpresas por delante.

Gestionamos el proyecto totalmente en remoto e incorporamos al grupo core de gestión a Kristin Lien para la gestión sobre terreno. 

Por parte de Lymbus, tenemos claro que vamos a viajar sabiendo que tenemos que respetar una cuarentena de 10 días a nuestra llegada. De modo que el plan es alquilar una casa grande en Mandalen, dónde estamos cerca del estadio y de casa de Kilian, y pasar la cuarentena trabajando en casa. Bloqueamos vuelos y activamos todo el proceso, gestionando las pruebas PCR antes de coger el vuelo.

Al mismo tiempo, Kilian se prepara para su primer test con el asfalto en la carrera de 10K Hyteplanmilla el 17 Octubre, 3 semanas antes del dia D

Al final de la carrera Kilian se resiente de un dolor de tibia, que hace poner el proyecto en jaque.

Al tratarse de un proyecto donde el rendimiento deportivo es clave, decidimos que no podemos arriesgar a que Kilian se exponga físicamente haciendo el reto y decidimos posponerlo tres semanas. Si Kilian se recupera lo reactivaremos y si no, cancelaremos.

 

NOVIEMBRE 2020- PHANTASM24 ES UNA REALIDAD

Kilian se recupera de la lesión y avanzamos con nueva fecha para el proyecto, será el 27-28 de Noviembre en Mandalen.

Como la meteorología puede ser muy cambiante Kristin trabaja en un plan B, reservando un estadio indoor cerca de la zona para las mismas fechas. El handicap del estadio es que las vueltas son de 200m en lugar de 400m. Lo aceptamos para tener un backup en caso de emergencia.

El viaje

Un equipo de 4 personas salimos de Barcelona el 9 de Noviembre para trabajar sobre el proyecto

  • Logística y dirección - Jordi

  • Logística y dirección - Mireia

  • Nutricionista - Aitor

  • Filmaker - Diego

En proyectos de esta envergadura, aunque tengamos un equipo de producción encargado del live y de las imágenes de la prueba, nos gusta tener nuestro filmmaker para poder documentar el proyecto: los momentos buenos, los malos, los momentos de espera… Es con esta documentación que ayudamos a que la gente pueda conocer al Kilian que hay más allá de los números y las competiciones. así como el acceso a Kilian en los momentos importantes. 

Con el tiempo hemos aprendido que una buena documentación de los proyectos te puede ayudar mucho a construir historias a posteriori. De esta manera, queremos tener controlada esta parte.

Llegamos a Noruega con los PCR negativos, y a punto para completar 10 días de cuarentena y después tener 2 días para ayudar a preparar on site al equipo local antes del día D.

El tiempo

Al día 7 de estar en Noruega, el tiempo cambia de forma brusca y cae una nevada de 40 cm que cubre todo el paisaje de nieve. La pista de atletismo de Mändalen está impracticable. Por suerte, tenemos plan B a cubierto. 

 

Intentando llegar a casa con el coche en plena nevada

 

Justo en estos mismos días nos tumban el plan B debido a las nuevas restricciones de Covid en Noruega que no nos permiten tener el estadio cubierto más cercano a Madalen.

Después de reunirnos con el core group, decidimos posponer el proyecto hasta el miércoles 25 Noviembre.

En los días previos llegamos a la conclusión que el miércoles no es un buen día, de modo que volvemos a aplazar la fecha para el Viernes 27 Noviembre.

Cada movimiento de fechas va acompañado de coordinar nuevamente equipos, planes de comunicación, social media, voluntarios y equipos de producción para el directo. En este lapso, también hemos conseguido un nuevo estadio indoor que, siguiendo todas las medidas anti covid, nos permitiría hacer el evento. 

De modo que el Viernes 27 será el dia D, sea en Mandalen o bien en el estadio Indoor.

DIA D

Con la fecha clara y el plan detallado es el momento de ejecutar.

Laura, nuestra responsable de comunicación y PR, coordina toda la parte referente a la comunicación, gestión con los medios de comunicación interesados en el reto, distribución de imágenes, coordinación de entrevistas, así como la primera rueda de prensa virtual que dará Kilian Lo hace juntamente con Tim Sweeney, el responsable de PR de Salomon, quien se encarga también del plan de crisi y la coordinación con las agencias que Salomon tiene alrededor del mundo. 

Victor, nuestro responsable de Media gestiona toda la parte de social media en los canales de Kilian en coordinación con el plan acordado con los partners para todas las comunicaciones en social media referentes al proyecto. 

(Normalmente mucha gente nos pregunta si Kilian gestiona las redes, y la respuesta es que en el 99% de los casos sí, pero en estos proyectos donde él tiene que estar centrado en la performance, nos encargamos nosotros)


Captura de pantalla de una reunión pre-proyecto
 

En Noruega, los tres días previos los pasamos reunidos con temas de logística, visitas al estadio y producción on site, así como repaso de los planes de contenidos que se van a pasar durante el live.

Siempre es interesante sentir la emoción de un gran evento, proyectar las largas horas que vienen por delante y todo el camino recorrido.

27 OCT 9:00 AM¡

Llegamos a la pista dos horas antes de que empiece el evento para las últimas reuniones con los equipos de producción y logística. Validamos el contenido del live, y hacemos una llamada de control con los partners para asegurar que todo esta ok y para desearnos suerte. La vamos a necesitar.

11 AM

El proyecto avanza con normalidad y desde el inicio la expectación es muy alta en el el directo donde más de 20.000 personas están enganchadas al live. 

Salomon se ha volcado y ha hecho del Phantasm24 una de las activaciones más importantes del año, y ha puesto mucho trabajo para difundir y comunicar el proyecto al máximo número de espectadores. Diversos medios de comunicación hacen conexiones en directo y a pesar del frío todo marcha bien hasta las 9 de la noche.

CRISIS - 10PM

El proyecto acaba para Kilian (explicación de Kilian en su blog) tras recomendación médica. Se acaba para Kilian, pero no para el resto de los corredores que están disputando sus particulares 24h, ya que es una competición oficial y todo debe seguir. 

Por nuestra parte es el momento de gestionar la crisis trabajando en: 

  • Coordinar la evolución médica de Kilian en la pista

  • Enlace e información al grupo de dirección del proyecto del status de la situación => Somos la fuente principal de información que después pasará a todos los canales: El live, social media y prensa.

  • Coordinar y validar el mensaje valorando la situación en primera persona

En momentos de crisis lo más importante es actuar de forma fría e intentando tener una visión global. Para los grandes eventos como este, hay un plan de crisis que previamente hemos validado y trabajado. Tenemos claro nuestro rol: somos los máximos responsables sobre Kilian y tenemos que controlar sobre lo que vamos a comunicar.

Por esto, es importante intentar compartir la información con las personas del comité de crisis para que cada uno pueda hacer su trabajo. Por nuestra parte, mantener el grupo informado es clave para poder avanzar y que fluya la información en todos los canales.

En paralelo a los trabajos en el estadio, y mientras Kilian está siendo atendido ya se está trabajando por parte de los equipos de PR y Social Media el mensaje para el live, periodistas y cualquier pregunta que pueda haber sobre la situación.

Una noche larga fuera del estadio donde sobre el terreno estamos pendientes de las evoluciones médicas para poder compartir el mensaje el día siguiente y explicar lo sucedido, ya que hay mucha gente expectante. El hospital nos informa al día siguiente que han recibido más de 50 llamadas de periodistas preguntando por el estado de salud de Kilian.

Una vez Kilian ha ingresado en el hospital, tenemos unas horas para descansar antes de tener el resultado de las pruebas. Kilian debe dormir para poder recuperarse y nosotros también. Con los años hemos aprendido que en las situaciones de crisis descansar es importantísimo; te permite tener la mente más clara al cabo de unas horas y no cometer errores. Por la mañana, el médico nos indica que todas las pruebas están bien y que Kilian puede volver a casa. En ese momento el trabajo no ha terminado, ya que debemos preparar el mensaje que Kilian dará a través de las redes sociales. Este mensaje es muy importante; debe servir para tranquilizar a todo el mundo de que todo ha sido un susto y también agradecer a todo el equipo y al resto de corredores el esfuerzo que han puesto así como los espectadores que han seguido el reto desde sus casas. 

 

En paralelo a las 11h de la mañana del 28 de Noviembre, terminan las 24h de carrera donde varios corredores han conseguido finalizar. A pesar de que Kilian ha tenido que abandonar, se ha seguido con toda la cobertura de live, producción audiovisual hasta el final sin alterar el programa. Todo el mérito para los equipos que siguieron haciendo su trabajo así como para los finishers, en una noche especialmente fría

Por nuestra parte, publicado el update de Kilian damos por cerrado la fase del evento.

Llamadas con todos los partners, nos alegramos de cómo hemos gestionado todo, y en Lymbus reafirmamos la decisión de que ha valido la pena la cuarentena y todos los cambios que hemos hecho para poder estar presentes en el evento. No nos imaginamos pudiendo gestionar un proyecto con todos estos retos sin estar en el lugar.

Damos gracias del equipo que tenemos y quedamos que lo vamos a celebrar cómo se merece cuando las circunstancias lo permitan :)

 

FASE DE CIERRE

Con el evento terminado, pasamos a la fase de cierre donde estamos mientras escribimos estas líneas. Por delante:

  • Entrevistas posteriores con media

  • Información a medios de comunicación: comunicado de prensa, declaraciones de Kilian, fotos, compactado de vídeo....

  • Informes de repercusión y clipping

  • Análisi de la gestión

  • Cierres de presupuestos

  • Valoraciones con los partners


Esta parte post nos ocupará un mes.  En total habremos dedicado más de un año al proyecto que logísticamente valoramos como uno de los más complicados que hemos realizado. 

 

Después de gestionar retos en todas las montañas del mundo, expediciones en el Everest así como otros tipos de proyectos, la suma de Covid, lesiones, cambios de tiempo y el final inesperado han hecho que haya sido un proyecto muy especial y, por ello, hemos querido compartir la experiencia en esta entrada al blog.

Nos quedamos especialmente con cuatro cosas:

  • El equipo. En proyectos como este te das cuenta de la importancia de estar rodeado de un buen equipo con los que las dificultades las intentas superar de la forma más llevadera posible. Todos nos hemos apoyado y hemos estado allí. 

  • Relación con los partners. Hemos creado una relación de confianza mutua que nos permite tirar adelante proyectos como este con confianza y sabiendo que todos remamos hacia la misma dirección

  • Confiar en la gente. La situación nos ha hecho incorporar gente nueva en el equipo. Es muy inspirador conocer a gente nueva y ver cómo se esfuerzan para que todo salga adelante. En especial, gracias a la gente del Mandalen Sports Club porque sin ellos este proyecto no hubiera sido posible.

  • Kilian.Nos ha sorprendido durante mucho tiempo, y lo ha vuelto a hacer aproximándose a un reto tan lejano a su hábitat. Hemos aprendido muchas cosas, que seguro que en un futuro vamos a aplicar :)

 

Veremos todos los resultados de este proyecto en un documental que estamos preparando para el 2021, de retos y un poco de drama seguro que no van a faltar :)

 

 

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